Hiyerarşik doküman ağacı
Firma, kategori ve tip kırılımıyla dokümanlarınız kendiliğinden düzenlenir. Çok sayıda belgeyi klasör kaosu yaşamadan, tek bakışta anlaşılan bir ağaç yapısında görürsünüz. Aradığınız prosedüre saniyeler içinde ulaşırsınız.
Doküman Yönetimi
Doğru sürüm, doğru kişide, doğru zamanda.
Her doküman firma, kategori ve tip kırılımında yaşar; her revizyon numarası, tarihi ve nedeniyle izlenir; hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan zinciri kayıt altındadır. Yayınlanan revizyon kilitlenir — geçmiş sessizce değişmez.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Doküman Yönetimi neleri kapsıyor?
Hiyerarşik ağaç
Firma, kategori, tip, doküman — tek bakışta düzen
Revizyon takibi
Her sürüm, tarih ve neden otomatik kayıtta
Onay zinciri
Hazırlayan, kontrol eden, onaylayan net
Dağıtım yönetimi
Kime dağıtıldı, kanıtıyla birlikte
Çok firmalı yapı
Holding ve grup şirketleri için tek platform
HanGrid liste
Ara, sırala, filtrele, Excel'e aktar
ISO uyumu
Doküman kontrol şartı yapısal olarak karşılanır
Modül entegrasyonu
Risk, standart ve denetim süreçleriyle bağlı
Güvenli erişim
Yetki kontrollü, firma bazında izole
Süreç
Adım adım ne kayda geçiyor?
Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.
Taslak
Doküman oluşturulur, kategori ve tip atanır, hazırlayan belirlenir.
Bu adımda kayda geçenler
- Doküman kaydı oluşturuldukayıtlı
- Kategori ve tip atandıkayıtlı
- Hazırlayan atandıkayıtlı
Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.
Özellikler
Modülün yaptığı işler
Otomatik revizyon takibi
Her belgenin tüm sürümleri kayıt altındadır. Revizyon numarası, yürürlük tarihi ve değişiklik nedeni otomatik izlenir; yayınlanan revizyon kilitlenir. “Hangi sürüm güncel?” sorusu ortadan kalkar.
Hazırlayan, kontrol eden, onaylayan zinciri
Her doküman ve revizyon için sorumluluk zinciri nettir: kim hazırladı, kim kontrol etti, kim onayladı. İnsan kaynakları kayıtlarıyla entegre çalışır; isim yazmak yerine yetkili kişiyi listeden seçersiniz.
Dağıtım listesi yönetimi
Bir dokümanın kimlere dağıtıldığı tek yerde durur. Yeni revizyon yayınlandığında ilgili ekipleri belirleyip dağıtımı kayıt altına alırsınız. Denetimde dağıtım kanıtı elinizin altındadır.
Çok kiracılı, çok firmalı mimari
Holding, grup şirketi ve çoklu iştirak yapıları için tasarlandı. Her firma kendi dokümanını, kendi tip ve kategori setiyle yönetir; yetki sınırları firma bazında korunur.
HanGrid liste altyapısı
Tip ve kategori parametreleri HanGrid tablo motoruyla yönetilir: anlık arama, çok kolonlu sıralama, kolon gizleme, yoğunluk ayarı ve tek tıkla Excel/CSV dışa aktarım. Görünüm tercihleriniz kalıcı olarak saklanır.
ISO yönetim sistemleriyle uyum
Doküman kontrolü, ISO 9001 ve ISO 27001 dahil ISO yönetim sistemi standartlarının çekirdek şartıdır — “belgelenmiş bilginin kontrolü”. HanSYS bu şartı yapısal olarak karşılar; kategorilerinizi standart bazında (ISO 27001:2022, ISO 9001:2015) kurarsınız.
Diğer modüllerle entegre
Dokümanlarınız yalıtılmış dosyalar değil, yönetim sisteminizin kanıtlarıdır. Standartlar, risk analizi ve denetim süreçleriyle aynı veri katmanında yaşar; bir prosedür hem doküman arşivinde hem de bağlı olduğu madde altında görünür.
Güvenli depolama ve erişim
Belgeler firma bazında izole, yetki kontrollü depolama altyapısında saklanır. Kim neyi görebilir, kim düzenleyebilir — hepsi merkezi yetkilendirmeyle belirlenir.
Neden
Neden HanSYS Doküman Yönetimi?
Kurumsal bir yapıda dokümanlar sadece dosya değildir; yönetim sisteminizin hafızasıdır. Ama çoğu kurumda bu hafıza dağınıktır: prosedürler ortak sürücüde, revizyonlar e-posta eklerinde, “son hâli bu” diye adlandırılmış üç farklı dosya arasında kaybolur.
Bir belgenin kaçıncı revizyonda olduğunu bir tablodan, kimin onayladığını bir e-postadan, kime dağıtıldığını birinin hafızasından takip etmek hata beklemek demektir. Yanlış sürümle çalışan bir ekip, güncelliğini yitirmiş bir politika, denetçinin karşısında bulunamayan bir kanıt — her biri hem operasyonel risk hem uygunsuzluk kaynağıdır.
Excel'in bittiği yer
HanSYS bu dağınıklığı yapısal olarak çözer. Her doküman firma, kategori ve tip kırılımında yaşar; her revizyon numarası, yürürlük tarihi ve değişiklik nedeniyle izlenir; her sürümün hazırlayanı, kontrol edeni ve onaylayanı kayıt altındadır. Yayınlanan revizyon kilitlenir — geçmiş sessizce değiştirilemez.
Yalnız çalışmaz, sisteminizle konuşur
Doküman Yönetimi, HanSYS'in bütünleşik yapısının bir parçasıdır. Bir prosedür, bağlı olduğu ISO standardının maddesiyle ve dayandığı risk analiziyle aynı veri katmanında durur. Böylece “bu politikanın kanıtı nerede?” sorusu modüller arası bir tıklamayla yanıtlanır. Belgeleriniz ölü arşiv değil, işleyen yönetim sisteminin parçalarıdır.
Her ölçekte, her yapıda
Tek bir firmadan çok iştirakli holdinglere kadar, çok firmalı mimari sayesinde her kurum kendi doküman düzenini kendi parametreleriyle kurar; yetki sınırları firma bazında korunur.
Öncesi / sonrası
Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?
- Ortak sürücüde dağınık klasörler
- Firma, kategori, tip hiyerarşisiyle kendiliğinden düzen
- Excel revizyon tablosu
- Numara, tarih ve nedeni izlenen, kilitlenebilir revizyon geçmişi
- E-postada kaybolan onaylar
- Hazırlayan, kontrol eden, onaylayan zinciri tek ekranda
- “Kime göndermiştik?” belirsizliği
- Kayıtlı dağıtım listesi ve kanıtı
- Modüller arası kopyala yapıştır
- Risk ve standartla aynı veri katmanı
Denetim öncesi telaş yok
Doküman kontrolü ISO şartını yapısal karşıladığı için, denetçi en güncel prosedürü ve onay kaydını sorduğunda cevap iki tıklama uzağınızdadır.
Yanlış sürümle çalışma riski biter
Yayınlanan revizyon kilitlenir; güncel olan her zaman bellidir.
Sorumluluk boşluğu kalmaz
Her belgenin sahibi, hazırlayanı ve onaylayanı kayıttadır.
Entegrasyon
Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
- Risk Değerlendirme
- Risk işleme kararları ve uygulanan kontroller dokümanlarla bağlanır.
- Standartlar
- Doküman kategorileri standart maddesi bazında kurulur.
- Özlük Takibi
- Hazırlayan, kontrol eden ve onaylayan personel kayıtlarından seçilir.
- Departman ve firma yapısı
- Çok kiracılı yetkilendirme; firma yetkilileri yalnızca kendi kapsamlarını yönetir.
Özet
Üç cümlede neden bu modül?
01
Denetime yapısal hazırlık
ISO doküman kontrol şartını modül tasarımı gereği karşılar; revizyon, onay ve dağıtım kanıtı her an hazırdır.
02
Bütünleşik yönetim sistemi
Doküman tek başına değil; risk ve standart modülleriyle aynı veri katmanında yaşar. Kanıt, madde ve risk bağı modüller arası tek tıklamayla kurulur.
03
Kurumsal ölçeğe hazır
Çok firmalı mimari ve yetki kontrolüyle tek firmadan çok iştirakli holdinge kadar çalışır.
Rakiplerden ayrışma
- Genel amaçlı dosya paylaşım araçları dokümanı saklar; HanSYS dokümanı yönetir — revizyon disiplini, onay zinciri ve denetim iziyle.
- Bağımsız doküman yazılımları yalıtık çalışır; HanSYS Doküman Yönetimi yönetim sisteminin diğer modülleriyle aynı platformdadır, ayrı lisans ve entegrasyon projesi gerekmez.
- Parametre yönetimi bile HanGrid altyapısıyla gelir: anlık arama, sıralama, kalıcı tercih ve Excel çıktısı.
Doküman Yönetimi modülünü kendi verinizle görün.
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.