Sekmeli personel profili
Her çalışanın tüm bilgisi tek ekranda, sekmelere ayrılmış olarak durur: özlük, belgeler, iş bilgisi, eğitim, izin ve tarihçe. Aradığınız bilgiye dosya açmadan ulaşırsınız.
Özlük Takibi
Her çalışanın dosyası tam, güvenli ve tek tıkla erişilebilir.
Her çalışanın kimlik bilgisinden sözleşmesine, diplomasından işe giriş belgelerine kadar tüm dosyası tek sekmeli profilde toplanır. Belge türünü seçip dosyayı bırakırsınız; sistem onu doğru yere, yetkili erişime kapalı biçimde yerleştirir. Hangi çalışanın hangi belgesinin eksik olduğu tek filtrede görünür.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Özlük Takibi neleri kapsıyor?
Sekmeli profil
Tüm bilgi tek ekranda, düzenli
Sürükle bırak yükleme
Belge doğru yere yerleşir
Yetkili erişimli arşiv
Şifreli, zaman sınırlı bağlantı
Vesikalık senkronu
Bir yükleme, her yerde görünür
Otomatik eğitim seviyesi
Kayıttan özlüğe kendiliğinden
Belge kataloğu
Eksik evrak tek bakışta belli
Değişiklik tarihçesi
İzlenebilir kayıt bütünlüğü
HanGrid liste
Filtreleyin, sıralayın, aktarın
Özellikler
Modülün yaptığı işler
Sürükle bırak belge yükleme
Sözleşme, diploma, kimlik ve onlarca farklı belge türü doğrudan çalışanın profiline yüklenir. Belge türünü seçer, dosyayı bırakırsınız; sistem doğru yere yerleştirir.
Yetkili erişimli belge arşivi
Yüklenen belgeler şifreli, özel depolamada saklanır ve hiçbir zaman herkese açık bir bağlantıda durmaz. Belgeler yalnızca yetkili kullanıcıya, zaman sınırlı bağlantılarla açılır.
Vesikalık senkronu
Çalışanın fotoğrafı bir kez yüklendiğinde profil kartından organizasyon şemasına kadar her yere yansır. Fotoğraf yoksa isim baş harfleri kullanılır.
Otomatik eğitim seviyesi
Çalışanın eğitim kayıtları girildiğinde en yüksek eğitim seviyesi hesaplanıp özlüğe işlenir. Elle güncelleme ve çelişkili kayıt sorunu ortadan kalkar.
Belge kataloğu ve eksik takibi
Onlarca hazır belge türüyle gelir. Hangi çalışanın hangi belgesinin eksik olduğu tek bakışta görülür; işe giriş evrak takibi ve denetim hazırlığı listeden yürür.
Değişiklik tarihçesi
Özlükte yapılan her güncelleme izlenebilir. “Bunu kim değiştirdi?” sorusunun cevabı kayıttadır; belgeler güvenli biçimde arşivlenir.
HanGrid liste altyapısı
Tüm personel listesi anlık filtreleme, çoklu sıralama, Excel ile CSV dışa aktarım ve kişiye özel kalıcı görünüm tercihleriyle gelir. Eksik belgeli çalışanlar veya belirli kritere uyan personel hızla listelenir.
Neden
Neden HanSYS Özlük Takibi?
Bir çalışanın özlük dosyası genelde üç ayrı yerde yaşar: bilgilerin bir kısmı bir tabloda, sözleşmesi paylaşımlı bir klasörde, diplomasının taraması birinin e-posta kutusunda.
Bir belgeye ulaşmak için kimin bilgisayarına bakılacağı bilinmez; işe giriş evraklarının tam olup olmadığı ancak denetim kapıya dayanınca fark edilir.
Özlük dosyası tercih değil, yükümlülük
4857 sayılı İş Kanunu'nun 75. maddesi işverene her çalışan için özlük dosyası düzenleme ve bunu istendiğinde yetkili makamlara sunma yükümlülüğü getirir. Bu yükümlülük dağınık klasörlerle karşılanamaz. İş müfettişi bir dosya istediğinde “biraz zaman verin, toplayalım” cevabı kabul edilmez.
Tek dosya, sekmeli düzen
Her çalışan için tek bir dijital özlük dosyası oluşur. Kimlik bilgisinden sözleşmesine, diplomasından işe giriş belgelerine kadar her şey aynı sekmeli profilde toplanır. Bir belgeyi yüklemek için türünü seçip dosyayı bırakmanız yeterlidir; sistem onu doğru yere, yetkili erişime kapalı biçimde yerleştirir.
Eksik evrak denetimde değil, listede görünür
Hangi çalışanın hangi belgesi eksik? Belge kataloğu üzerinden tek filtrede görürsünüz. Bu, modülün en pratik tarafıdır: işe giriş evrak takibi bir hatırlama işi olmaktan çıkar, listeden yürüyen bir işe dönüşür.
Bir kez girin, her yere aksın
Yüklenen vesikalık organizasyon şemasında belirir; girilen eğitim kaydı özlükteki eğitim seviyesini günceller; yapılan atama tarihçeye işlenir.
Öncesi / sonrası
Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?
- Üç ayrı yere dağılmış özlük bilgisi
- Tek sekmeli profil
- Paylaşımlı klasörde duran sözleşmeler
- Şifreli, yetkili erişimli arşiv
- E-posta ekinde belge aramak
- Sürükle bırak, otomatik yerleşim
- “Bu belge eksik miydi?” belirsizliği
- Tek filtrede eksik evrak listesi
- Elle güncellenen eğitim seviyesi
- Kayıttan otomatik hesap
- “Bunu kim değiştirdi?” sorusu
- Değişiklik tarihçesi
Yasal yükümlülük karşılanır
İş Kanunu'nun öngördüğü özlük dosyası düzeni sistemde kuruludur; müfettiş talebi anında karşılanır.
Eksik evrak önceden görünür
Belge kataloğu üzerinden eksikler listelenir.
Belge kaybolmaz
Şifreli arşiv ve kayıt bütünlüğü ile yanlışlıkla silme riski azalır.
Veri bir kez girilir
Vesikalık, eğitim seviyesi ve atama bilgisi ilgili yerlere yansır.
Entegrasyon
Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
- İzin Yönetimi
- İşe giriş tarihi ve kıdem bilgisi hakediş hesabını besler.
- Eğitim Yönetimi
- Sertifikalar özlük dosyasındaki eğitim sekmesine işlenir.
- Oryantasyon
- Yeni personel kaydı oryantasyon planını tetikler.
- Organizasyon
- Departman, görev ve pozisyon bilgisi ortak kaynaktan gelir.
- Araç Yönetimi
- Zimmet kayıtları personel dosyasına bağlanır.
Özet
Üç cümlede neden bu modül?
01
Yasal yükümlülüğü karşılar
İş Kanunu m.75 kapsamındaki özlük dosyası düzeni sistemde kuruludur.
02
Eksik evrak görünür olur
Belge kataloğu ve filtreyle hangi çalışanın hangi belgesinin eksik olduğu listelenir.
03
Veri bir kez girilir
Vesikalık, eğitim seviyesi ve atama bilgisi ilgili modüllere yansır.
Rakiplerden ayrışma
- Ayrı bir belge arşivi aracı değil; izin, eğitim ve organizasyon modülleriyle aynı platformda.
- Belge türleri ve arşiv mantığı Türkiye'deki özlük dosyası gerekliliklerine göre kurulu.
- Çok firmalı yapıda dosyalar ayrık, yönetim tek merkezde.
Özlük Takibi modülünü kendi verinizle görün.
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.