Uyum ayrı bir yük değil, envanterinizin çıktısıdır.
6698 sayılı Kanun bir kuruma tek bir görev değil, birbirine bağlı bir yükümlülükler zinciri yükler: hangi kişisel veriyi hangi hukuki sebeple işlediğinizi kayda geçirmek, Sicile kayıt yükümlülüğünüzü değerlendirmek, her ilgili kişi grubunu ayrı ayrı aydınlatmak, açık rızaya dayandığınız yerde rızayı ispat edebilmek, saklama ve imha sürelerini yürütmek ve bunların hepsini denetim istediğinde belgeyle gösterebilmek. HanSYS KVKK bu zinciri tek bir kayıt üzerine kurar.
Bu ürünü canlı görünBir bakışta
Envanter kaynaktır; metinler, kararlar ve raporlar ondan türer.
VERBİS, Aydınlatma Tebliği ve Kurul kararları ürünün merkezinde.
Her metnin, kararın ve belgenin kaynağı ve tarihi kayıtlıdır.
Eşikler, gözden geçirme tarihleri ve imha periyotları takvime bağlıdır.
Holding şirketleri ve müşteri kurumları ayrı ayrı, tek panelden.
Her firma kendi sağlayıcı anahtarını tanımlar.
Özellikler
Veri işleme envanteri platformun tek doğruluk kaynağıdır. Aydınlatma metni ondan üretilir, Sicil değerlendirmesi ondan beslenir, doküman arşivi onunla aynı firma ve birim yapısında yaşar. Aynı bilgi iki kere girilmez, iki yerde farklı duramaz.
Sicile kayıt yükümlülüğü kararı, Aydınlatma Tebliği'nin biçim şartlarına uygun Türkçe metin, Kurul ilke kararlarının takibi ve periyodik imha döngüsü Türkiye'ye özgü yükümlülüklerdir. HanSYS KVKK bunları sonradan uyarlanmış eklentiler olarak değil, ürünün kendi yapısı olarak taşır.
Kanun tedbir almanızı ister; denetimde ispatlanan şey tedbirin kaydıdır. Hangi aydınlatma metninin ne zaman yürürlüğe girdiği, hangi envanterden üretildiği, Sicil kararının hangi kritere dayandığı ve hangi toplantıda ne karar alındığı belge olarak durur.
Uyum bir kerelik proje değildir: eşikler her mali yıl yeniden kontrol edilir, periyodik imha döngüsü işler, Kurul yeni ilke kararı yayımlar, envanter değiştikçe metinler eskir. Platform bu döngüyü takvime ve sorumluya bağlar.
Kayıt yükümlülüğü, envanter ve aydınlatma metni tüzel kişilik bazında doğar. Her firma kendi kayıtlarını, kendi metinlerini ve kendi takvimini taşır; erişim firma bazında sınırlanır.
Değerlendirme ve metin üretiminde kullanılan sağlayıcı ilişkisi kurumun kendi ilişkisidir. Hangi sağlayıcıyla çalışılacağına, verinin nerede işleneceğine ve bunun aydınlatma metninde nasıl gösterileceğine kurum karar verir.
Neden
Kişisel veri uyumu, birbirini doğrulaması gereken parçalardan oluşur. Envanterde yazan hukuki sebep ile aydınlatma metnindeki hukuki sebep aynı olmalıdır. Sicil kaydındaki veri kategorileri envanterle örtüşmelidir. Saklama süresi politikada yazanla aynı olmalıdır. Bu parçalar ayrı yerlerde tutulduğunda ortaya çıkan şey uyumsuzluk değil, daha sinsi bir durumdur: her parça tek başına vardır ama hiçbiri diğerini doğrulamaz.
Denetçinin sorusu genellikle “aydınlatma metniniz var mı?” değildir. “Bu metin hangi işleme faaliyetine dayanıyor?” ve “bu faaliyetin hukuki sebebi neden bu?” sorularıdır. Envanter bir tabloda, metin bir arşivde, karar bir kişinin aklında durduğunda bu sorulara verilecek cevap yoktur.
HanSYS KVKK'da uyum ayrıca yönetilen bir dosya değil, verinin çıktısıdır. Envanteri kurarsınız; aydınlatma metni ondan üretilir, Sicil değerlendirmesi ondan beslenir, mevzuattaki bir değişiklik etkilediği kalemin üzerine aksiyon olarak düşer, üretilen her belge kurum dosyasının parçası olur.
APP kurumun kendi yönetim sistemini ve kurumsal süreçlerini yürütür. HanSYS KVKK ise bir veri sorumlusunun kişisel veri uyum dosyasını yönetir: işleme envanteri, hukuki sebep, aydınlatma ve rıza kaydı, Sicil kaydı kararı, saklama-imha ve bunların denetime sunulabilir hâli. İki ürün aynı işi iki yerden yapmaz; farklı işleri yapar. Kurumsal süreçlerinizi APP ile, 6698 kapsamındaki hesap verebilirliğinizi HanSYS KVKK ile yürütürsünüz.
Ürünün karşıladığı yükümlülükler ve dayanakları: işleme faaliyetinin kaydı ve teknik-idari tedbirler için 6698 m.12; Sicile kayıt ve güncelleme için m.16 ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik; aydınlatma yükümlülüğü için m.10 ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ m.5; açık rızanın geçerliliği için m.3, m.5 ve m.6; saklama ve imha için Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik; Kurul ilke kararlarının takibi için m.15; yurt dışına aktarım için m.9 ve Yurt Dışına Kişisel Veri Aktarımı Hakkında Yönetmelik.
Kendi uyum dosyasını yürüten veri sorumlusu kurumlar; her tüzel kişiliği ayrı bir veri sorumlusu olan holding ve grup şirketleri; birden çok müşteri kurumun dosyasını tek panelden yürüten danışmanlar.
Öncesi / sonrası
Hangi metnin yürürlükte olduğu, neye dayandığı ve ne zaman güncellendiği her an kayıtlıdır. Hazırlık, yürüyen işin kendisidir.
Eşikler her mali yıl yeniden kontrol edilir, imha periyodu işler, Kurul yeni karar yayımlar. Platform bu döngüyü takvime ve sorumluya bağlar.
Holding yapılarında ve danışmanlıkta her kurumun envanteri, metinleri ve Sicil kararı ayrı yürür; erişim firma bazında sınırlanır.
Modüller arası zincir
Tek bir yaşam döngüsü değil; bir modülün çıktısının diğerinin girdisi olduğu düz bir ilerleme.
Hangi veriyi, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple işlediğiniz kayda geçer.
Ayarlar ve Entegrasyon katmanı bu zincirin tamamını besler: firmanın kendi sağlayıcı anahtarı, gönderen kimliği ve markası tüm modüllerde geçerlidir.
Modüller
Kurumun Sicile kayıt yükümlülüğünü koşullu bir soru setiyle değerlendirir; sonucu gerekçesi ve mevzuat dayanağıyla raporlar.
Modülü incele →Aydınlatma metinlerini veri işleme envanterinden üretir, açık rızaları ispat yükünü karşılayacak ayrıntıyla kaydeder, her sürümü izlenebilir tutar.
Modülü incele →Politika, prosedür, aydınlatma metni, rıza formu ve taahhütnameleri kategori, sürüm ve sorumlusuyla tek merkezde tutar.
Modülü incele →Kurul kararlarını, mevzuat değişikliklerini ve Sicil duyurularını tek akışta toplar; her gelişmeyi özetleyip önemlendirir ve etkilediği kurum için aksiyona bağlar.
Modülü incele →Uyum toplantılarını gündemi, katılımcıları ve tutanağıyla yürütür; konuşulan her maddeyi kaynağına bağlı, takip edilen bir aksiyona dönüştürür.
Modülü incele →Her firmanın kendi sağlayıcı anahtarını, kendi gönderen kimliğini ve kendi markasını tanımladığı platform katmanı.
Modülü incele →Özet
Envanter kaynaktır; metinler, kararlar ve raporlar ondan türer. Tutarsızlık, ortaya çıktıktan sonra düzeltilmez — kaynağında oluşmaz.
VERBİS kararı, Tebliğ'e uygun Türkçe aydınlatma metni, Kurul kararı takibi ve periyodik imha döngüsü sonradan eklenmiş özellikler değil, ürünün kurgusudur.
Her metnin kaynağı, her kararın gerekçesi, her belgenin sürümü ve her toplantının tutanağı kayıtlıdır. Denetimde gösterilen beyan değil, kayıttır.
Rakiplerden ayrışma
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.
