Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza

Aydınlatma metni yazılmaz, envanterden üretilir.

Her ilgili kişi grubu ayrı bir aydınlatma metni gerektirir ve her metnin işlenen veri kategorileri, amaçlar, hukuki sebepler ve aktarımlarla bire bir tutarlı olması beklenir. Bu tutarlılığı elle korumak, kişi grubu ve firma sayısı arttıkça yürütülemez hâle gelir. HanSYS KVKK'da metin ayrı yönetilen bir belge değil, envanterin çıktısıdır.

Bu modülü canlı görün

Bir bakışta

Aydınlatma & Rıza neleri kapsıyor?

Envanterden metin üretimi
Metin boş sayfadan değil, gerçek envanter kayıtlarından başlar.
Kişi grubu bazlı metinler
Grup seçilir, yalnızca o gruba ait kayıtlar süzülür.
Kanun'un aradığı başlıklar yerinde
m.10'un saydığı unsurlar metin yapısına gömülüdür.
Yalnızca kendi verinizle üretim
Eksik alanlar uydurulmaz, açıkça işaretlenir.
Yayın kararı uzmanda
Her metin taslak gelir; onay ve yayın kararı insandadır.
Sürüm yönetimi ve izlenebilirlik
Hangi metnin neye dayandığı ve ne zaman yürürlüğe girdiği kayıtlı.
Açık rıza metinleri ve rıza kayıtları
Kim, ne zaman, hangi sürümle, hangi kanaldan — ispatlı kayıt.
Rıza açığı uyarısı
Rızaya dayanan faaliyetin metni yoksa sistem uyarır.
Liste ve dışa aktarma
Durum, kişi grubu ve veri sorumlusuna göre süzme.

Süreç

Adım adım ne kayda geçiyor?

Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.

Kapsamı seç

Veri sorumlusu ve ilgili kişi grubu belirlenir.

Bu adımda kayda geçenler

Kapsamkayıtlı
Seçen kullanıcıkayıtlı
Tarihkayıtlı

Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.

Özellikler

Modülün yaptığı işler

Envanterden metin üretimi

Veri sorumlusunu ve kapsamı seçersiniz; sistem o kapsama ait onaylı envanter kayıtlarını toplar ve Kanun'un aradığı başlıkları içeren taslağı hazırlar. Envanter değiştiğinde metnin kaynağı da değişmiş olur.

Kişi grubu bazlı metinler

Çalışan, aday, müşteri, ziyaretçi — her ilgili kişi grubu farklı bir metin gerektirir. Grup seçildiğinde yalnızca o grubu içeren envanter kayıtları süzülür; başka bir grubun verisiyle karışma ihtimali kaynakta ortadan kalkar.

Kanun'un aradığı başlıklar yerinde

Veri sorumlusunun kimliği, işlenen veri kategorileri, işleme amaçları, toplama yöntemi, hukuki sebep, aktarım yapılan taraflar ve ilgili kişinin hakları metin iskeletinde yer alır; başlık atlayarak yayına çıkılmaz.

Yalnızca kendi verinizle üretim

Metin üretimi yalnızca sizin envanter kayıtlarınızla beslenir. Envanterde karşılığı olmayan alanlar doldurulmaz; eksikler metinde açıkça işaretlenir, böylece neyi tamamlamanız gerektiğini görürsünüz.

Yayın kararı uzmanda

Üretilen her metin taslak olarak kaydedilir. Editörde düzenlenir, gözden geçirilir, onaylanır ve öyle yayınlanır; üretimin hızı ile hukuki sorumluluğun ciddiyeti birbirinin yerine geçmez.

Sürüm yönetimi ve izlenebilirlik

Her yeni sürüm ayrı kayıt olarak tutulur, önceki sürüm arşive alınır. “Bu metin neye dayanıyor?” sorusunun cevabı tek ekranda durur.

Açık rıza metinleri ve rıza kayıtları

Rıza gerektiren faaliyetler için metin şablonları oluşturur; alınan rızaları geri çekilip çekilmediği bilgisiyle birlikte kaydedersiniz. İmzalı formların taraması yetkisiz erişime kapalı depolamada tutulur.

Rıza açığı uyarısı

Envanterinizde açık rızaya dayanan bir faaliyet varsa ve karşılığında yayımlanmış bir rıza metni yoksa uyarı üretilir. Kapatılmamış açık, denetimde değil öncesinde görünür.

Liste ve dışa aktarma

Tüm metinler arama, filtre, sütun yönetimi ve tabloya aktarma özellikleriyle listelenir.

Neden

Neden Aydınlatma ve Açık Rıza?

Aydınlatma yükümlülüğü, kişisel veri uyumunun en görünür ama en çok ihmal edilen parçasıdır. Çünkü doğru yapıldığında zahmetlidir: her ilgili kişi grubu için ayrı metin gerekir, her metnin işlenen veri kategorileri, amaçlar, hukuki sebepler ve aktarımlarla bire bir tutarlı olması beklenir, envanter değiştiğinde metnin de değişmesi gerekir.

Kopyala-yapıştırla üretilen, envanterle bağı kopmuş, hangi sürümün yürürlükte olduğu belirsiz metinler denetimin en zayıf halkasıdır. Bir kişi grubu için güncellenen bir amaç diğer beş metne yansımaz; bir süre sonra hiçbir metnin neye dayandığı hatırlanmaz.

HanSYS KVKK'da metin envanterin çıktısıdır. Veri sorumlusunu ve kişi grubunu seçersiniz; sistem o gruba ait onaylı kayıtları toplar ve Kanun'un aradığı başlıkları içeren taslağı üretir. Taslak üzerinde çalışır, onaylar ve yayınlarsınız. Her sürüm, hangi envanterden ve ne zaman üretildiğiyle birlikte kayıt altında kalır.

Dayanağı

Metin yapısı 6698 sayılı Kanun'un 10. maddesinde sayılan unsurlar ile 11. maddedeki ilgili kişi hakları üzerine kuruludur. Hukuki sebep alanı Kanun'un 5. ve 6. maddelerine, açık rızanın geçerlilik şartları 3. maddedeki tanıma dayanır.

Aydınlatma Tebliği'nin dört sonucu

Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ'in 5. maddesi bu modülü doğrudan biçimlendirir. Birincisi: aydınlatma ile açık rıza ayrı ayrı yapılır, aynı metinde birleştirilemez — modül ikisini ayrı belge tipi olarak yönetir, yani sahada en sık yapılan hata yapısal olarak engellenir. İkincisi: yükümlülüğün yerine getirildiğini ispat veri sorumlusuna aittir — sürüm yönetimi ve yürürlük tarihi kaydı doğrudan bu ispat yükünü karşılar. Üçüncüsü: genel ve muğlak ifadeler kullanılamaz, hukuki sebep açıkça belirtilir — envanterden üretim, metnin somutluğunu kaynağından garanti eder. Dördüncüsü: metin açık, sade ve anlaşılır dille yazılır.

Metin bir çıktıdır, ayrı bir veri değil

Aydınlatma metnini envanterden bağımsız yönetmek, iki ayrı gerçeği ayrı ayrı güncel tutmaya çalışmak demektir. Bu, ölçek büyüdükçe yürütülemez. Modül bağı tersine kurar: envanter değişir, metin ondan yeniden üretilir.

Öncesi / sonrası

Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?

Kopyala-yapıştırla üretilen metin: Envanterden üretim; metin veriyle bağını kaybetmez
“Bu metin hangi sürümdü?”: Her sürüm kayıtlı, yürürlük tarihi net
Serbest üretim ve uydurma riski: Yalnızca kendi envanter verinizle sınırlı üretim
Her kişi grubu için elle metin: Grup seç, metin kaynağından gelsin
Rıza açığını denetimde fark etmek: Sistemin önceden uyarması
Aydınlatma ve rızayı aynı metinde toplamak: Ayrı belge tipleri; Tebliğ'in şartı yapısal olarak karşılanır

Denetimde kaynak gösterilir

“Bu metin hangi işleme faaliyetine dayanıyor?” sorusuna üretim kaynağı tek ekranda cevap verir.

İspat yükü karşılanır

Hangi metnin ne zaman yürürlüğe girdiği ve hangi sürümle rıza alındığı kayıtlıdır.

Açık, kapanmadan görünür

Rızaya dayanan bir faaliyetin metni yoksa uyarı, denetimden önce çıkar.

Entegrasyon

Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?

Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.

Veri İşleme Envanteri: Metnin tek kaynağıdır; veri kategorileri, amaçlar, hukuki sebepler, aktarımlar ve saklama süreleri metne akar.
Mevzuat ve Gündem Takibi: Yeni bir ilke kararı yayımlandığında etkilenen metinler için aksiyon açılır; sürüm yönetimi değişikliği izlenebilir kılar.
VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Değerlendirme: Sicil istisnası aydınlatma yükümlülüğünü kaldırmaz; iki modül birbirine bu noktada bağlanır.
Doküman Yönetimi: Yayımlanan metinler ve imzalı rıza formları kurum dosyasında sürümüyle arşivlenir.
Ayarlar ve Entegrasyon: Metin üretiminde kullanılan sağlayıcı anahtarı firma bazında tanımlanır.

Özet

Üç cümlede neden bu modül?

Metin veriden üretilir, veriden kopmaz

Aydınlatma metni ayrı yönetilen bir belge değil, envanterin doğrudan çıktısıdır; tutarsızlık kaynağında çözülür.

Üretim hızlı, karar insanda

Taslak otomatik gelir, eksikler işaretlenir; onay ve yayın kararı her zaman uzmandadır.

İspat edilebilir aydınlatma

Her sürüm, her yürürlük tarihi ve her üretim kaynağı kayıtlı; açık rıza açıkları önceden yakalanır.

Rakiplerden ayrışma

Boş şablon vermez, envanterle bağı olmayan metin üretmez; kaynak gerçek kayıtlardır.
Aydınlatma ile açık rızayı ayrı belge tipleri olarak yönetir; Tebliğ'in ayrı yapılma şartı yapısal olarak karşılanır.
Üretilen metin taslaktır; yayın kararı zorunlu olarak insandadır.
Her sürümün hangi envanterden üretildiği kayıtlıdır — ispat yükünü karşılayan asıl özellik budur.

Aydınlatma & Rıza modülünü kendi verinizle görün.

45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.

Demo talep et E-posta gönder