Yapay zeka destekli fiş okuma
Faturayı, fişi veya makbuzu fotoğraflarsınız; satıcı adı, tarih, tutar, KDV oranı ve kategori öneri olarak doldurulur. Elle satır girmek yerine öneriyi kontrol edip onaylarsınız.
Masraf Yönetimi
Fişten onaya, tek akışta.
Fişi fotoğraflarsınız; satıcı adı, tarih, tutar, KDV oranı ve kategori öneri olarak dolar. Onaylayıcı personel hiyerarşisinden otomatik belirlenir, hedef süre renk kodlu izlenir ve yurt dışı harcamalar Merkez Bankası kuruyla TL karşılığına dönüştürülür. Fişler yetkili erişime kapalı arşivde durur.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Masraf Yönetimi neleri kapsıyor?
Fiş okuma
Fotoğraf çekin, alanlar önerilsin
Otomatik onay akışı
Hiyerarşiden yönlendirme
Döviz kuru
Günlük kur, TL karşılığı hesaplanır
Anlık bildirim
E-posta ve uygulama içi
HanGrid liste
Arayın, sıralayın, dışa aktarın
Başkası adına masraf
Yetki devri, tam kayıt
Çok firmalı yapı
Holding ve alt firmalar
Fiş arşivi
Yetkili erişim, imzalı bağlantı
Süre takibi
Renk kodlu geri sayım
Süreç
Adım adım ne kayda geçiyor?
Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.
Fiş girişi
Fiş fotoğraflanır, alanlar öneri olarak dolar, kontrol edilip onaylanır.
Bu adımda kayda geçenler
- Masraf satırı oluşturuldukayıtlı
- Fiş arşive alındıkayıtlı
- Kategori atandıkayıtlı
Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.
Özellikler
Modülün yaptığı işler
Otomatik onay akışları
Doğrudan yönetici, iki üst yönetici veya belirli kişi seçenekleriyle çok adımlı onay süreçleri kurarsınız. Onaylayıcı, personel görev hiyerarşisinden otomatik belirlenir; alt firma bazlı farklı akışlar tanımlanabilir.
Döviz kuru entegrasyonu
Yurt dışı harcamalar için Merkez Bankası kurları her iş günü güncellenir; rapor üzerinde yabancı para birimleri TL karşılığına dönüştürülür.
Anlık bildirim
Yöneticiye onaya rapor düştüğünde e-posta gider ve uygulamada bildirim çıkar. Karar verildiğinde rapor sahibi haberdar olur.
HanGrid liste altyapısı
Anlık arama, çok kolonlu sıralama, kolon gizleme ve gösterme, yoğunluk ayarı, Excel ile CSV dışa aktarım. Kullanıcı tercihleri saklanır; tüm HanSYS ekranlarında aynı deneyim geçerlidir.
Başkası adına masraf
Yönetici asistanları için yetki devri. Kim tarafından, kimin adına oluşturulduğu kayıt altına alınır. Bildirim doğrudan masraf sahibine ve onaylayıcısına gider.
Çok firmalı ve alt firma desteği
Holding yapılarında her alt firma için ayrı onay akışı, kategori seti ve yetki kurgusu. Kullanıcılar yalnızca erişim yetkisi olan firmaları görür.
Fiş ve belge arşivi
Fişler ve faturalar yetkisiz erişime kapalı depolamada tutulur; yalnızca yetkili kişiler zaman sınırlı imzalı bağlantılarla erişir. JPG, PNG, HEIC ve PDF biçimleri desteklenir.
Süre takibi ve gecikme uyarıları
Her onay adımına saat bazlı hedef süre tanımlanır; onaylayıcı ekranında renk kodlu geri sayım görünür. Geciken onaylar listede öne çıkar.
Neden
Neden HanSYS Masraf Yönetimi?
Şirketinizde her ay yüzlerce fiş, fatura ve seyahat raporu tablolarda kayboluyor mu? “Onay için yöneticiyi bekliyorum” mesajları haftalarca hatırlatıcıyla canlı kalıyor mu?
Fişleri dosyada arayan muhasebeci, yurt dışı harcamalar için “bugünün kuruyla mı, o günün kuruyla mı” tartışması, denetim öncesi süren fiş toparlama telaşı — tanıdık geldi mi?
Veri girişi en büyük engeldir
Masraf sistemlerinin başarısız olmasının asıl nedeni onay akışı değil, veri girişidir. Çalışan yirmi fişi tek tek yazmak zorundaysa süreci erteler; ertelenen masraf ay sonunda toplu ve hatalı girilir. Fişin fotoğrafından satıcı, tutar, KDV oranı ve kategori öneri olarak doldurulduğunda bu engel kalkar. Öneriyi kontrol edip onaylarsınız; sıfırdan yazmazsınız.
Onaylayıcıyı sistem bulur
Rapor gönderime çıktığında sistem doğru onaylayıcıyı personel hiyerarşisinden belirler, e-posta ile bildirir ve süreci takip eder. Karar sonucu rapor sahibine döner. Yeni bir yönetici atandığında masraf akışları kendiliğinden güncellenir; ayrıca akış düzenlemeniz gerekmez.
Gecikme görünür olur
Her onay adımına hedef süre tanımlanır ve onaylayıcı ekranında renk kodlu geri sayım görünür. Bekleyen onay bir hatırlatma e-postasına değil, sistemin kendi göstergesine bağlanır.
Denetimde anlatılabilir
Her masraf raporunun onay geçmişi zaman çizelgesi hâlinde durur: kim, ne zaman, hangi kararla onayladı. Fiş görselleri imzalı bağlantıyla doğrulanabilir; konsolide rapor dışa aktarılır.
Öncesi / sonrası
Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?
- Fiş taraması ve elle satır girişi
- Fotoğraftan otomatik alan önerisi
- E-posta ile onay isteme
- Onaylayıcı otomatik belirlenir, bildirim gider
- Yurt dışı harcamada kur karışıklığı
- Merkez Bankası kuru otomatik hesaplanır
- Denetim öncesi fiş arama
- Aranabilir arşiv ve dışa aktarım
- Alt firma karışıklığı
- Her firma için ayrı yetki ve akış
- “Kim onaylamıştı?” belirsizliği
- Zaman çizelgesi hâlinde onay geçmişi
- Hatırlatma e-postaları
- Hedef süre takibi ve renk kodlu uyarı
Veri girişi engel olmaktan çıkar
Fiş fotoğrafından alanlar önerilir; çalışan süreci ertelemez.
Onay sahipsiz kalmaz
Onaylayıcı hiyerarşiden belirlenir, bildirim gider, gecikme görünür olur.
Kur tartışması biter
Merkez Bankası kuru resmi kaynaktan gelir.
Yetki devri kayıtlıdır
Başkası adına oluşturulan masrafta kimin kimin adına işlem yaptığı izlenir.
Entegrasyon
Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
- İnsan Kaynakları
- Onaylayıcılar görev hiyerarşisinden otomatik belirlenir.
- Proje Yönetimi
- Masraf satırları projelere bağlanır, proje maliyeti izlenir.
- Doküman Yönetimi
- Fişler ve faturalar kurumsal depoda saklanır.
- Bildirim altyapısı
- Görev, toplantı, aksiyon ve masraf bildirimleri tek yerde toplanır.
- Departman ve firma yapısı
- Alt firma bazlı akış ve yetkilendirme.
Özet
Üç cümlede neden bu modül?
01
Veri girişi engeli kalkar
Fiş fotoğrafından alan önerisi; çalışan satır satır yazmaz, süreci ertelemez.
02
Onay süreci şeffaf
Onaylayıcı hiyerarşiden belirlenir, bildirim gider, hedef süre renk kodlu izlenir.
03
Holding yapılarına uygun
Her alt firmaya farklı akış, kategori ve muhasebe kodu; konsolide raporlama tek panelden.
Rakiplerden ayrışma
- Süreç tek platformda: fiş, okuma, onay, bildirim, arşiv ve muhasebe.
- Personel, yetki, bildirim, doküman ve proje modülleriyle aynı yerde; ek entegrasyon geliştirmesi gerekmez.
- Merkez Bankası kuru ve KDV yapısı Türkiye'ye göre kurulu.
Masraf Yönetimi modülünü kendi verinizle görün.
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.