Şablondan otomatik görev üretimi
İşe giriş ve işten ayrılış süreçlerini bir kez tanımlarsınız. Yeni bir vaka açıldığında ilgili departman ve firmaya ait tüm görevler şablonlardan oluşur. Her seferinde sıfırdan liste hazırlamanız gerekmez.
Çalışan Yaşam Döngüsü
İşe girişten ayrılışa, her adım kayıtlı.
İşe giriş ve çıkış süreçlerini şablon olarak bir kez tanımlarsınız: hangi departman, hangi görev, kim sorumlu. Yeni bir vaka açıldığında sistem o firmanın ve departmanın tüm görevlerini oluşturur, pozisyona göre doğru kişilere atar ve sorumluları bilgilendirir. Her görevin belgesi, tamamlanma tarihi ve tamamlayanı kayıtlıdır; süreç özeti PDF olarak alınır.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Yaşam Döngüsü neleri kapsıyor?
Otomatik görev üretimi
Şablondan süreç başlatın
Pozisyona göre atama
Doğru kişi kendiliğinden atanır
Bildirim ve takip
Sorumlular haberdar, ilerleme görünür
Kanıt yönetimi
Belge, not ve tamamlanma kaydı
PDF rapor
Süreç özeti tek adımda belge
Çıkış mülakatı
Standart form, veriye dönüşen ayrılışlar
Çok firmalı yapı
Firma bazlı şablon ve kapsam
Oryantasyonla birlikte
İşe giriş süreciyle aynı zincirde
Süreç
Adım adım ne kayda geçiyor?
Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.
Vaka açma
İşe giriş veya çıkış vakası oluşturulur, personel ve departman belirlenir.
Bu adımda kayda geçenler
- Vaka oluşturuldukayıtlı
- Şablon seçildikayıtlı
- Firma ve departman eşleştirildikayıtlı
Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.
Özellikler
Modülün yaptığı işler
Pozisyona göre atama
Görevler yapacak kişiyi kendisi bulur. Ekipman zimmetleme görevi firmadaki bilgi işlem sorumlusuna, sözleşme imzalatma görevi insan kaynaklarına — pozisyon bazlı tanımlarsınız, sistem her firmanın doğru kişisini atar.
Bildirim ve sorumluluk takibi
Bir göreve kişi atandığında sorumlu departman ve ilgili kişiler e-postayla bilgilendirilir. Kimin neyi ne zaman yapacağı belirsiz kalmaz.
İlerleme takibi
Her işe giriş ve çıkış sürecinin nerede olduğunu tek ekrandan görürsünüz. Tamamlanan ve bekleyen görev oranı, geciken adımlar ve departman bazlı ilerleme izlenir.
Kanıt ve not yönetimi
Her görev için belge yükler, açıklama eklersiniz; tamamlayan kişi ve tarih kaydedilir. İmzalı sözleşme, teslim tutanağı ve eğitim kaydı görevin altında saklanır.
PDF rapor
Bir çalışanın süreç özeti — künyesi, departman bazlı görevleri, mevcut durumu ve çıkış mülakatı — PDF olarak dışa aktarılır.
Yapılandırılmış çıkış mülakatı
İşten ayrılan her çalışan için standart çıkış mülakatı formu: ayrılış sebebi, memnuniyet değerlendirmesi ve iyileştirme önerileri. Ayrılış nedenleri veriye dönüşür.
Çok firmalı yapı
Her alt firma kendi departmanları ve kendi görev şablonlarıyla çalışır. Firma bazlı kapsam yönetimi holding yapıları için kuruludur.
Neden
Neden Çalışan Yaşam Döngüsü Yönetimi?
Bir çalışanın ilk günü ile son günü arasında onlarca adım vardır: ekipman zimmeti, sistem hesapları, sözleşmeler, teslim tutanakları, erişim yetkileri.
Çoğu kurumda bu adımlar dağınık tablolarda, e-posta zincirlerinde ve acaba yapıldı mı belirsizliğinde yürür. Biri unutulur, bir imza eksik kalır, denetimde kanıt bulunamaz.
Süreç bir kez tanımlanır
İşe giriş ve çıkış süreçlerinizi şablon olarak tanımlarsınız: hangi departman, hangi görev, kim sorumlu. Yeni bir çalışan geldiğinde tek bir vaka açarsınız; sistem o firmanın ve o departmanın tüm görevlerini oluşturur, pozisyona göre doğru kişilere atar ve sorumluları bilgilendirir.
Çıkış, girişten daha kritiktir
İşe giriş süreci aksarsa çalışan ilk hafta zorlanır. Çıkış süreci aksarsa açık kalan bir erişim yetkisi kalır. ISO 27001 bunu iki kontrolle ele alır: varlıkların iadesi ve istihdamın sona ermesinden sonraki sorumluluklar. Çıkış görev şablonunda ekipman iadesi ve erişim yetkilerinin kaldırılması adımları bulunduğunda, bu kontrollerin kanıtı kendiliğinden oluşur. Pratikte en sık atlanan adım da budur: ayrılan çalışanın hesabı aylarca açık kalır ve bu, denetimde bulgu olarak çıkar.
Kanıt görevin altında durur
Her görevin belgesi, tamamlanma tarihi ve tamamlayan kişisi kayıtlıdır. Denetimde bu adım yapıldı mı sorusu listeden cevaplanır; süreç özeti PDF olarak alınır.
Ayrılış nedenleri veriye dönüşür
Yapılandırılmış çıkış mülakatı formu, ayrılış sebeplerini tek tek sohbetlerde kalmaktan çıkarıp karşılaştırılabilir bir kayda dönüştürür. Aynı departmanda tekrar eden bir ayrılış sebebi ancak bu şekilde görünür olur.
Öncesi / sonrası
Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?
- Tablo çizelgeleri ve e-posta zincirleri
- Tek ekranda süreç takibi
- “Bu adım yapıldı mı?” telefonları
- Bildirim ve durum göstergesi
- Her yeni çalışan için sıfırdan liste
- Şablondan otomatik görev üretimi
- Kimin yapacağını elle düşünmek
- Pozisyona göre atama
- Denetimde belge arama
- Görev altında kanıt ve PDF rapor
- Ayrılış sebebinin sohbette kalması
- Yapılandırılmış çıkış mülakatı formu
Unutulan adım kalmaz
Zorunlu görevler şablonda tanımlıdır.
Erişim açık kalmaz
Çıkış şablonundaki yetki kaldırma adımı izlenir ve kanıtı kaydedilir.
Belirsizlik olmaz
Kim neyi ne zaman yapacak, herkes kendi görevini görür.
Ayrılış nedenleri karşılaştırılabilir
Standart form, tekrar eden sebepleri görünür kılar.
Entegrasyon
Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
- Oryantasyon
- İşe giriş görevleriyle oryantasyon planı birlikte yürür.
- Özlük Takibi
- Personel kayıtları, departman ve pozisyon tanımları buradan gelir.
- Araç Yönetimi
- Zimmet teslimi ve iadesi görev adımı olarak izlenir.
- Eğitim Yönetimi
- İşe giriş eğitimleri süreç içinde takip edilir.
- Organizasyon
- Pozisyon bazlı atama organizasyon yapısını kullanır.
Özet
Üç cümlede neden bu modül?
01
Süreç şablondan yürür
İşe giriş ve çıkış görevleri otomatik oluşur, pozisyona göre atanır ve izlenir.
02
Çıkış süreci güvenlik meselesidir
Ekipman iadesi ve erişim yetkisinin kaldırılması adımları kanıtıyla birlikte kayıtlıdır.
03
Kanıt görevin altında
Her adımın belgesi, tarihi ve sorumlusu kayıtlı; süreç özeti PDF olarak alınır.
Rakiplerden ayrışma
- Genel görev araçlarının aksine insan kaynakları süreçlerine özel: pozisyon bazlı atama, çıkış mülakatı, şablon yapısı.
- Özlük, oryantasyon, eğitim ve zimmet modülleriyle aynı platformda; çift kayıt yok.
- Çıkış sürecinin bilgi güvenliği boyutu şablonun parçası.
Yaşam Döngüsü modülünü kendi verinizle görün.
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.