Toplantı ve Aksiyon Yönetimi

Kararlar masada başlar, ekranda takip edilir, denetimde belge olur.

Kişisel veri uyumu bir toplantılar zinciri üzerinden yürür: başlangıç toplantısı, envanter çalışmaları, aydınlatma metni değerlendirmesi, risk analizi, Sicil bildirimi, ihlal müdahalesi. Modül konuşulan her maddeyi kaynağına bağlı bir aksiyona dönüştürür, tutanağı tek işlemle üretir ve bu tutanağı denetimde gösterilebilir bir belgeye çevirir.

Bu modülü canlı görün

Bir bakışta

Toplantı Yönetimi neleri kapsıyor?

Gündemden aksiyona
Her gündem maddesi tek işlemle takip edilen bir aksiyona dönüşür.
Merkezi aksiyon havuzu
Tüm modüllerden gelen işler tek yerde toplanır.
İzlenebilir numaralandırma
Toplantı ve aksiyonlar çakışmayan seri numaralar alır.
İç ve dış katılımcı bir arada
Sistem kullanıcısı da, dışarıdan katılımcı da sorumlu olabilir.
Türkçe tutanak çıktısı
Gündem, katılımcı ve aksiyonları içeren tutanak tek işlemle üretilir.
E-posta ile paylaşım
Adresleri dolu, eki hazır gönderim.
Toplantı belgeleri
Ekler erişim kontrollü alanda, süreli bağlantılarla.
Çok firmalı yapı
Her firma kendi numaralandırma serisini yürütür.
Liste ve dışa aktarma
Toplantı, katılımcı ve aksiyon listelerinde arama ve filtre.

Süreç

Adım adım ne kayda geçiyor?

Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.

Toplantıyı planla

Tip, tarih ve ilgili firma belirlenir.

Bu adımda kayda geçenler

Toplantı numarasıkayıtlı
Tipkayıtlı
Tarihkayıtlı
Firmakayıtlı

Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.

Özellikler

Modülün yaptığı işler

Gündemden aksiyona

Aksiyon, kaynağı olan gündem maddesine bağlı kalır; “bu iş hangi toplantıda konuşulmuştu?” sorusunun cevabı kaydın kendisindedir.

Merkezi aksiyon havuzu

Toplantılardan çıkan işler, denetim bulguları, ihlal müdahaleleri ve Sicil görevleri tek havuzda buluşur. Sorumlu, termin ve durum tek yerden izlenir.

İzlenebilir numaralandırma

Her toplantı ve her aksiyon sıra atlamadan numaralandırılır; denetçiye referans verirken elle liste tutmaya gerek kalmaz.

İç ve dış katılımcı bir arada

Ekibinizi sistemdeki kullanıcılardan seçer, kurum tarafındaki kişileri serbest kayıtla eklersiniz. Katılımcı ister iç ister dış olsun aksiyon sorumlusu atanabilir.

Türkçe tutanak çıktısı

Genel bilgiler, gündem, katılımcılar, tutanak metni ve aksiyonların tamamı tek belgede toplanır. Türkçe karakterler doğru basılır; kurum başlığı ve firma adı yerleşir.

E-posta ile paylaşım

Tutanak, katılımcı adresleri önceden doldurulmuş hâlde tek ekrandan gönderilir; belge eki hazırlanır.

Toplantı belgeleri

Sunum, imza sirküleri ve diğer ekler yetkisiz erişime kapalı alanda saklanır; indirme bağlantıları süresi dolan bağlantılardır.

Çok firmalı yapı

Birden çok tüzel kişilik tek panelden yönetilir; her toplantı ilgili firmaya bağlanır, erişim firma bazında sınırlanır.

Liste ve dışa aktarma

Yüzlerce kayıt arasında arama, filtre, sütun yönetimi ve tabloya aktarma.

Neden

Neden Toplantı ve Aksiyon Yönetimi?

Kişisel veri uyumu bir toplantılar zinciri üzerinden yürür ve bu zincirin her halkasında kararlar alınır, sorumluluklar dağıtılır, terminler belirlenir. Asıl soru şudur: bu kararlar toplantı biter bitmez nereye gidiyor?

Çoğu kurumda cevap aynı: dağınık tablolar, unutulan e-postalar ve “kim ne yapacaktı?” diye başlayan bir sonraki toplantı. Bir gündem maddesi konuşulur, birine iş verilir, iki hafta sonra o işin hangi toplantıda çıktığı hatırlanmaz. Denetim yaklaştığında tutanakların nerede olduğu ve aksiyonların kapanıp kapanmadığı belirsizdir.

Modül bu döngüyü kırar. Toplantıyı planlarsınız, gündemi girersiniz, katılımcıları eklersiniz; konuşulan her maddeyi kaynağına bağlı bir aksiyona dönüştürürsünüz. Toplantı bittiğinde tutanağı tek işlemle üretir, katılımcılara gönderirsiniz.

Dayanağı

6698 sayılı Kanun'un 12. maddesi veri sorumlusundan uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almasını ister. Denetimde ispatlanan şey ise tedbirin kendisi değil, kaydıdır. Numaralı tutanak ve kapanış kaydı olan aksiyon, “tedbir aldık” beyanını belgeye çevirir. Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik kapsamındaki irtibat kişisinin takip ettiği işler de aynı havuzda izlenir.

ISO 27001:2022 karşılıkları

Gözden geçirme toplantısı ve tutanağı standardın 9.3 yönetimin gözden geçirmesi maddesine; aksiyon havuzu ve kapanış kaydı 10.2 uygunsuzluk ve düzeltici faaliyete; denetim bulgularından açılan aksiyonlar A.5.36 politikalara ve standartlara uygunluğun gözden geçirilmesine; ihlal sonrası aksiyonların izlenmesi ise A.5.27 olaylardan öğrenme kontrolüne karşılık gelir.

Kişisel veri uyumuna özgü toplantı tipleri

Genel bir toplantı aracı değildir: envanter çalışması, aydınlatma metni değerlendirmesi, risk analizi, Sicil bildirimi ve ihlal müdahalesi gibi hazır tiplerle gelir. Süreç uyum diline göre kurgulanmıştır ve çıktısı doğrudan denetim dosyasına girer.

Öncesi / sonrası

Bugün ne yaşıyorsunuz, neyle değişiyor?

Dağınık takip tabloları: Tek merkezi aksiyon havuzu
“Bu iş hangi toplantıda çıkmıştı?”: Gündem maddesine bağlı aksiyon
Elle tutanak biçimlendirme: Tek işlemle Türkçe belge çıktısı
Tek tek e-posta yazma: Adresleri dolu, eki hazır gönderim
Elle numara takibi: Çakışmasız seri numaralandırma
Her firma için ayrı dosya düzeni: Tek panelden çok firmalı yönetim

Denetim öncesi hazırlık kalmaz

Her toplantının numaralı tutanağı, her aksiyonun sorumlusu ve durumu tek ekranda durur.

Karar kaynağıyla birlikte yaşar

Aksiyon, doğduğu toplantı ve gündem maddesiyle bağlı kalır.

Tüm iş yükü tek havuzda

Kaynağı ne olursa olsun aksiyonlar aynı yerde izlenir.

Entegrasyon

Diğer modüllerle nasıl konuşuyor?

Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.

Mevzuat ve Gündem Takibi: Gündemden açılan işler, toplantılardan gelenlerle aynı havuzda toplanır.
VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Değerlendirme: “Kayıt gerekli” veya “güncelleme gerekli” sonuçları aksiyona dönüşür.
Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza: Metin güncelleme ihtiyaçları aksiyon olarak takip edilir.
Doküman Yönetimi: Toplantı ekleri ve tutanaklar aynı erişim kontrollü belge altyapısında saklanır.
Ayarlar ve Entegrasyon: Tutanak gönderiminde firmanın kendi gönderen kimliği ve logosu kullanılır.

Özet

Üç cümlede neden bu modül?

Gündemden aksiyona kesintisiz akış

Konuşulan iş, kaynağına bağlı takip edilen bir aksiyona dönüşür.

Tutanak tek işlemle, Türkçe ve denetime uygun

Numaralı tutanak doğrudan denetim belgesi hâline gelir.

Tüm modüllerin işleri tek havuzda

Kaynağı ne olursa olsun aksiyonlar aynı yerde, aynı disiplinle izlenir.

Rakiplerden ayrışma

Genel bir toplantı aracı değil; kişisel veri uyumuna özgü hazır toplantı tipleriyle gelir.
Aksiyon havuzu diğer modüllerle ortaktır; toplantı takibi ile iş takibi ayrı yerlerde durmaz.
Türkçe tutanak çıktısı ve izlenebilir numaralandırma, çıktıyı doğrudan denetim belgesi hâline getirir.

Toplantı Yönetimi modülünü kendi verinizle görün.

45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.

Demo talep et E-posta gönder