Toplantı değil, karar yönetin.
Gündemden başlayıp aksiyona, aksiyondan tutanağa ve otomatik takibe uzanan tek bir akış kurulur. Her aksiyon hangi gündem maddesinden doğduğunu, kime atandığını ve terminini taşır; kapatılırken kapatma notu zorunludur ve iş merkezi aksiyon havuzunda izlenir.
Bu modülü canlı görünBir bakışta
Her gündem maddesi takipli işe dönüşür
Sorumlu, termin, durum; kapatma notu zorunlu
İç personel, tedarikçi ve dış katılımcı
PDF üretin, katılımcılara iletin
Her firma kendi alan adından
Termin yaklaşınca sorumluya uyarı
Gündem, katılımcı, ek ve not tek kayıtta
Periyodik toplantılar hazır gelir
Filtreleyin, Excel'e aktarın
Süreç
Her aşamada sistemin ürettiği kayıt izi, denetimde kanıt olarak doğrudan kullanılabilir.
Toplantı açılır, katılımcılar seçilir, periyodik ise önceki toplantıdan kopyalanır.
Bu adımda kayda geçenler
Her satır, kullanıcı ve zaman damgasıyla birlikte denetim kaydına yazılır; iç tetkik ve dış denetimde kanıt olarak referans verilebilir.
Özellikler
Toplantı gündeminizi madde madde oluşturun; her gündem maddesini takip edilebilir bir aksiyona dönüştürün. Aksiyon, hangi gündem maddesinden doğduğunu numarasıyla taşır; “bu iş neden açılmıştı?” sorusunun cevabı kayıttadır.
Her aksiyona sorumlu, termin ve öncelik atarsınız; durumunu canlı izlersiniz. Kapatırken kapatma notu zorunludur — hiçbir iş “nasıl kapandı?” belirsizliğiyle kapanmaz.
Katılımcı listesini personel kayıtlarından seçer veya tedarikçi, müşteri ve dış paydaşları eklersiniz. Aksiyon sorumlusu kurum dışından biri olsa bile sisteme tanımlanır ve raporlara yansır.
Toplantı bittiğinde tutanağı PDF olarak üretir, katılımcı e-postaları önceden dolu şekilde gönderirsiniz. Gizli toplantılarda gizlilik ibaresi ve alıcıya özel işaretleme otomatik eklenir.
Her firma kendi doğrulanmış alan adından ve kendi markasıyla e-posta gönderir. Holding yapılarında bir grup şirketinin daveti kendi kimliğinden çıkar; tek platform, çok marka.
Aksiyon termini yaklaştığında veya geçtiğinde sorumlusuna e-posta ve uygulama içi bildirim gider. Takip elle yapılmaz.
Genel bilgiler, katılımcılar, gündem ve notlar, aksiyonlar, bilgi notları ve ekler tek toplantı kaydında sekmeli düzende durur. Doküman ve görseller toplantıya iliştirilir.
Periyodik toplantılarınızı kopyalarsınız: genel bilgiler, katılımcılar ve gündem hazır gelir, aksiyonlar temiz başlar. Haftalık ve aylık rutin toplantılar için kurulum süresi ortadan kalkar.
Yöneticiler tüm aksiyonları görür; her çalışan kendi departmanının ve kendine atanan aksiyonlarını. Açık ve kapalı sekmeleri, öncelik filtresi ve HanGrid altyapısıyla arama, kolon düzenleme ve Excel ile CSV dışa aktarma.
Neden
Toplantı yapmak kolay; kararların takibini yapmak zordur. Çoğu kurumda toplantı notları bir metin dosyasında, aksiyonlar dağınık bir tabloda, kimin neyi ne zamana kadar yapacağı ise birinin hafızasında kalır.
Sonuç tanıdıktır: aynı konular her toplantıda yeniden açılır, işler termini geçer, denetim geldiğinde “hangi karar uygulandı?” sorusuna cevap aranır.
HanSYS gündemden başlayıp aksiyona, aksiyondan tutanağa ve otomatik takibe uzanan tek bir akış kurar. Gündem maddesini yazar, aksiyona çevirirsiniz; aksiyon hangi maddeden doğduğunu, kime atandığını ve ne zamana kadar bitmesi gerektiğini taşır. Toplantı biter bitmez tutanak PDF olarak üretilir ve katılımcılara kurumunuzun kimliğiyle gider; termin yaklaştığında sistem sorumluyu uyarır.
Küçük görünen ama fark yaratan bir disiplin: bir aksiyon kapatılırken kapatma notu zorunludur. Çoğu takip sisteminde iş bir onay kutusuyla kapanır ve nasıl çözüldüğü kaybolur. Aynı sorun altı ay sonra tekrar ettiğinde geçen sefer ne yapıldığı bilinmez. Kapatma notu bu bilgiyi kurumda tutar.
Toplantıdan çıkan aksiyonlar ayrı bir listede değil, kurumun merkezi aksiyon havuzunda toplanır. Riskten, denetim bulgusundan, olaydan ve şikayetten gelen aksiyonlarla aynı yerde izlenir. Bir yöneticinin “ekibimde kaç açık iş var?” sorusunun cevabı tek listedir — kaynağına göre bölünmüş beş liste değil.
Öncesi / sonrası
Her aksiyon hangi gündem maddesinden doğduğunu taşır.
Kapatma notu zorunludur; aynı sorun tekrar ettiğinde geçen seferki çözüm bulunur.
Termin yaklaşınca sistem sorumluyu uyarır.
Toplantı aksiyonları merkezi havuzda; yöneticinin baktığı liste bölünmez.
Entegrasyon
Veri bir kez girilir; ilgili tüm süreçlere kendiliğinden akar.
Özet
Gündem, aksiyon, tutanak ve otomatik takip tek akışta; toplantının çıktısı hafızaya değil sisteme yazılır.
Toplantı aksiyonları risk, denetim, olay ve şikayet kaynaklı aksiyonlarla aynı listede izlenir.
Holding yapılarında her şirket kendi doğrulanmış alan adından iletişim kurar; departman bazlı yetki karmaşayı önler.
Rakiplerden ayrışma
45 dakikalık canlı demo: kendi süreçlerinizden bir örnek üzerinden ilerliyoruz. Hazırlık gerekmez.
